Na het uitvoeren van de Nieuwjaarsupdate kun je beginnen met de verwerking van periode 1 van het nieuwe jaar. Volg de onderstaande checklist zorgvuldig, zodat je geen belangrijke stappen overslaat:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Controleer of periode 1 open staat in HR Essentials
Open HR Essentials en controleer of periode 1-2026 openstaat.
Kijk bovenin het scherm:
Zie je ‘1/0 2026’ staan? Dan kun je de mutaties voor periode 1 invoeren en verdergaan met de checklist.
Staat er een andere periode bovenin?
- Het kan zijn dat je de Nieuwjaarsupdate nog niet hebt aangevraagd. Volg de stappen in ons artikel 'Nieuwjaarsupdate 2026 aanvragen' om de aanvraag alsnog te doen.
- Heb je de Nieuwjaarsupdate wel aangevraagd en heb je de bevestigingsmail ontvangen dat deze gereed is? Neem dan contact op met BCS.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Premies controleren in HR Essentials
Volg de onderstaande stappen om de premies in HR Essentials te controleren:
-
Ga naar de premies
-
- Navigeer naar [Menu – Werkgever – Onderhoud] en selecteer de werkgever.
- Klik vervolgens op Sociale lasten.
-
-
Premie ‘Diff premie Whk’ controleren
-
- Dubbelklik op de naam van de premie ‘Diff premie Whk’ en daarna op Details.
- Vergelijk het percentage van deze premie met de beschikking Whk die je eerder van de Belastingdienst hebt ontvangen.
-
-
Premie 'WGA-wn' controleren (indien van toepassing)
-
- Dubbelklik op de naam van de premie ‘WGA -wn’ en daarna op Details
- Als je de WGA-lasten gedeeltelijk wilt verhalen bij de werknemer, controleer dan het percentage van de premie ‘WGA-wn’. Dit percentage mag maximaal 50% van de WGA-lasten zijn volgens de Beschikking Whk, tenzij de CAO een ander percentage aangeeft.
-
-
Overige premies controleren
-
- Controleer ook de overige premies, vooral de pensioenpremies die niet volgens de CAO zijn vastgesteld.
- Dubbelklik op de naam van de premie en daarna op Details
- Kloppen de premiepercentages en de franchise?
-
-
Eigen regelingen controleren (indien van toepassing)
-
- Dubbelklik op de naam van de premie premie en daarna op Details
- Controleer indien van toepassing de eigen regelingen, zoals bijvoorbeeld WGA ERD.
- Kloppen de premiepercentages en de franchise zoals je deze hebt ontvangen?
-
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mutaties voor de salarisverwerking van periode 1
Het is van zelfsprekend dat je volgende mutaties correct doorvoert en controleert:
- Nieuwe werknemers in meld je in dienst via de Procestaak Nieuwe werknemer.
- Werknemers uit dienst meld je via de Procestaak Dienstverband beëindigen uit dienst.
- De variabele mutaties vermeld je in de Procestaak Variabel.
- De salarissen van de werknemers kun je controleren of aanpassen in de Procestaak Salaris/arbeidsduur
- Contractverleningen kun je verlengen of beëindigen via de Procestaak Contract verlengen
- In de Procestaak Preview controleer je of alle wijzigingen zijn verwerkt.
Daarnaast zijn er nog de volgende belangrijke aandachtspunten welke vaak worden vergeten. Zorg ervoor dat je de volgende zaken, indien van toepassing wijzigt:
- Signaleringen; In HR Essentials zijn verschillende signaleringen zichtbaar, de rode signaleringen moet opgelost worden. De overige kleuren vragen jouw aandacht. Een korte uitleg vind je hier Procestaak signaleringen
- Jaarloon bijzonder tarief; Het percentage van het bijzonder tarief wordt bepaald op basis van het jaarloon van het voorgaande kalenderjaar. Soms komt dit jaarloon niet overeen met de salarisgegevens van het aankomende jaar. Dit komt voor wanneer een werknemer bijvoorbeeld meer is gaan werken of een flinke loonsverhoging. Een korte uitleg over het jaarloon controleren vind je hier: Jaarloon bijzonder tarief controleren.
- CAO Signaleringen/Collectieve salariswijziging; Bekijk op onze Kennisbank onder Salaris CAO Signaleringen of er voor jouw CAO een salarisverhoging van toepassing is. Een korte uitleg over hoe je dit doet, vind je hier: Speciale actie | Collectieve salariswijziging.
- Minimumlonen; Heb je medewerkers met een minimumloon in HR Essentials gekoppeld aan de ‘Inpastabel minimumloon’? Dan zal deze omrekening automatisch worden gedaan, zodra je in periode 1 de signaleringen hebt opgestart. Heb je die koppeling nog niet gemaakt? Lees hier hoe je dat doet en ontdek de voordelen.
- Vaste reiskostenvergoedingen; Controleer de reiskostenvergoedingen en zorg ervoor dat deze maximaal € 0,23 per km bedragen.
- Thuiswerkvergoeding; De thuiswerkvergoeding wordt in 2026 maximaal € 2,45 per dag. Een korte uitleg over hoe je dit kunt wijzigen, vind je hier: Procestaak vaste looncomponenten
- Vakantierechten; Je kunt in de Procestaak variabel met looncomponent 85 Reservering vak.dgn/uren de rechten per werknemer ingeven. Controleer de opbouw van de vakantierechten in de Procestaak preview en pas aan waar nodig.
- Individuele ANW premies; Controleer en wijzig de individuele ANW premies indien van toepassing. Een korte uitleg over hoe je dit doet, vind je hier: Speciale actie Premie wijzigen.
- Pensioenbedragen per werknemer muteren; Controleer en wijzig de individuele premies indien van toepassing. Deze optie is alleen van toepassing wanneer er geen CAO of premiepercentages zijn doorgegeven bij de Nieuwjaarsupdate. Een korte uitleg over hoe je dit doet, vind je hier: Speciale actie Premie wijzigen
- Nieuwe bedragen van loonbeslagen; Wijzigingen in loonbeslagen geef je door via de Procestaak Overige opmerkingen . Je kunt op werknemersniveau een mutatie ingeven.
- Verwerking van parttime dagen; Controleer bij parttime werknemers of de aantal dagen goed zijn ingegeven en geef de periode dagen voor parttime werknemers juist door. Dit kun je aanpassen in HR Essentials onder de procestaak Procestaak Salaris/arbeidsduur. Meer uitleg over het doorgeven van parttime dagen vind je hier: Hoe bereken je de parttime dagen van een werknemer?
Nadat je alle mutaties hebt ingevoerd, adviseren wij je om alle ingegeven mutaties in de preview te controleren zo voorkom je namelijk onnodige correcties.
Daarna kun je de salarisverwerkingen aanleveren bij BCS door op de knop Procestaak Salarisverwerking aanvragen te klikken. Vergeet niet in deze wizard de betaaldatum en publicatiedatum te controleren; Standaard staat de betaaldatum ingesteld op 26-1-2026
Op onze Kennisbank vind je artikelen waarin we stap voor stap uitleggen hoe je bepaalde gegevens eenvoudig kunt muteren.