Voor het aanmaken van een nieuwe werknemer en/of nieuw dienstverband ga je bij ‘Procestaak’ naar ‘Nieuwe werknemer’ (Zie afbeelding 1)

Afbeelding 1

Als je op ‘Nieuwe werknemer’ hebt geklikt dan krijg je een overzicht te zien waar je de werknemers ziet die deze periode of in volgende periodes in dienst komen. Dit voorkomt dat je de werknemers dubbel aanmaakt.

Afbeelding 2

Klik op ‘Nieuw’  (Zie afbeelding 2)

Je krijgt nu direct de vraag: BSN. Vul hier het BSN van de werknemer in. (Zie afbeelding 3)

(Zie afbeelding 3)

Als het BSN al voorkomt in het systeem, dan krijg je direct de werknemer te zien. Je hoeft dan geen nieuwe persoonsgegevens aan te maken, je gaat nu direct aan deze werknemer een nieuw dienstverband toevoegen. (Zie afbeelding 4)

(Zie afbeelding 4)

Als het BSN nog niet bekend is volg je de stappen hieronder.

Er volgt nu een wizard.

In deze stap van de wizard kom je bij het invullen van de Persoonsgegevens. De velden met een * zijn verplicht om in te vullen.

Je vult eerst het tabblad ‘Persoon’ in, als je hier alles gevuld hebt klik je op ‘Volgende’ (Zie afbeelding 5)

Afbeelding 5

Je komt nu bij 'Adres' vul ook hier de verplichte velden in dan klik daarna op 'Volgende' (Zie afbeelding 6)

Nu kom je bij de dienstverbandgegevens in. Je geeft hier aan bij welke 'werkgever' en 'afdeling' de werknemer gaat werken en de indienstdatum.

Vul de ‘Soort verloning’ in. En klik daarna op ‘Volgende’ (Zie afbeelding 7)

Soort verloning Bij 'Soort verloning' heb je een aantal opties. Kies hier de juist soort verloning, op basis van deze keuze wordt het dienstverband ingesteld met de bijbehorende opties! Standaard (fulltime/parttime) -> vaste medewerkers, iedere periode een vast loon Oproep-/invalkracht met of zonder opkomstverplichting -> oproep medewerkers die per uur uitbetaald krijgen

Afbeelding 7

In dit scherm leg je de contractgegevens vast.

LET OP! Vul deze gegevens juist in, dit is van belang voor het hanteren van het juiste AWf percentage.

Als je deze hebt ingevuld dan klik je op ‘Volgende’ (Zie afbeelding 8)

Afbeelding 8

Nu kom je bij ‘Salarisverwerking’, hier vul je de salarisgegevens in. (Zie afbeelding 9)

Vul in of de Loonheffingskorting toegepast moet worden en de IBAN van de werknemer.
Als er geen IBAN ingevuld dan gaat de werknemer niet mee in het SEPA XML bestand, maar komt deze op kasbetaling.

Extra informatie Parttime percentage -> als een werknemer fulltime werkt vul je hier 100 in, werkt een werknemer een ander percentage, dan vul je die in. Dagen per periode -> als een werknemer parttime werkt en niet iedere dag dan moet je hier de dagen per periode invullen. Hoe je deze berekend vind je hier. (Minimum) contracturen per week -> deze worden automatisch gevuld aan de hand van het Parttime percentage. Als je de contracturen per week invult dan wordt automatisch het parttime percentage voor je ingevuld. Fulltime salaris -> vul altijd het fulltime salaris in. HR Essentials berekent automatisch het basissalaris op basis parttime percentage.

Afbeelding 9

TIP! Wil je dat een werknemer standaard het wettelijk minimumloon krijgt en dat dit bij wijz. Van het minimumloon en/of verjaardag mee wijzigt? Kies dan bij ‘Salaristrede’ voor Inpastabel. Nu krijg je een extra veld erbij ‘Inpastabel’ en kies hier voor ‘Minimumln – Minimumloon’

Als je alle velden gevuld hebt dan klik je op ‘Volgende’

Nu kom je bij het scherm ‘Vaste looncomponenten’

Bij ‘Vaste looncomponenten’ kan je bijvoorbeeld een onkostenvergoeding of een inhouding voor de personeelsvereniging toevoegen.

Om een vaste looncomponent toe te voegen klik je bovenin op ‘+ Nieuw’ (Zie afbeelding 10)

Afbeelding 10

Je krijgt dan een scherm te zien waar je het betreffende looncomponent kan selecteren en vervolgens kan je het bedrag erbij invullen. (Zie afbeelding 11)

Afbeelding 11

LET OP! Als je bijvoorbeeld ‘Inhouding personeelsvereniging’ gaat invoeren, geeft het bedrag dan negatief in door er een – (min) teken voor te zetten!!

Als je de gegevens hebt ingevuld dan klik je op ‘Opslaan’. Hierna kun je, indien van toepassing,  meerdere looncomponenten toevoegen of verder gaan met de volgende stap ‘Auto van de zaak’.

Het volgende veld is ‘Auto van de zaak’.

Hier ga je de gegevens van de auto van de zaak invullen, zodat dit mee loopt in de salarisverwerking. Klik bovenin op ‘+ Nieuw’  Onderstaand scherm verschijnt (Zie afbeelding 12)

Afbeelding 12

Vul het kenteken van de auto in en klik op ‘RDW-Kenteken’

En vul de overige verplichte velden in, als je alles ingevuld hebt dan klik je op ‘Opslaan’.

Klik op ‘Volgende’ om naar het volgende scherm te gaan.

Je komt nu bij 'Autorisatie medewerker'. Je geeft hier aan of je een werknemersportaal voor deze werknemer wilt aanmaken. Op het werknemersportaal kan de werknemer zijn eigen loonstrook en jaaropgave bekijken.

Als je voor 'Ja' kiest dan komt de naam van de werknemer er te staan en het emailadres, wat je eerder bij de persoonsgegevens hebt ingevoerd. Als je dit hebt ingevuld, klik dan op 'Volgende' (Zie afbeelding 13)

Afbeelding 13

Nu krijg je de vraag of er op basis van het salaris dat je hebt ingevoerd ook een variabele mutatie aangemaakt moet worden. Kies hier voor 'Ja'.

Controleer hier de gegevens van de salarisverwerking en klik op ‘Voltooien’ (Zie afbeelding 14)

Afbeelding 14

Het systeem gaat even alles verwerken (Zie afbeelding 15)

Afbeelding 15

Je krijgt nu te zien dat de werknemer (indien van toepassing) in diverse premiestaffels is toegevoegd. Ook zie je nu de signaleringen die eventueel van toepassing zijn. (Zie afbeelding 16)

Afbeelding 16

Als je dit bekeken hebt en weet welke signaleringen je evt. moet oplossen dan klik je op ‘Voltooien’

De werknemer (persoon + dienstverband) is nu aangemaakt.