Graag willen we je via dit bericht informeren over enkele belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de jaarafsluiting 2025 en de aanvraag voor de Nieuwjaarsupdate 2026.

Drukke maanden: december en januari

Het einde van het jaar is een drukke tijd, ook voor ons. We doen ons best om iedereen zo snel mogelijk te helpen, maar houd rekening met langere wachttijden.

Check ook bij je bank of er aangepaste openingstijden zijn rond de feestdagen. Als betalingen te laat worden aangeleverd, worden ze mogelijk pas na de feestdagen verwerkt.

🎄Jaarafsluiting 2025

Werkkostenregeling buiten loonadministratie

Zorg ervoor dat je de Werkkostenregeling buiten loonadministratie op tijd doorgeeft! 
Hoe je dit doet, lees je hier. 

Awf- herziening voorkomen (Wet arbeid in balans)

Hebben medewerkers meer dan 30% extra uren gewerkt boven hun contracturen door overwerk of uitbetaalde vakantieuren? Dan moet je de lage WW-premie herzien, en daardoor kan de loonaangifte hoger uitvallen in de laatste periode.
💡 Tip: Voorkom deze herziening. Hoe dat werkt, lees je hier.

Vastklikregeling: denk vooruit!

Na 12 maanden oproepcontract moet je medewerkers een vast aantal contracturen aanbieden (gemiddeld over de afgelopen 12 maanden).
🔒 Schriftelijk vastleggen: Leg het aanbod en een eventuele afwijzing van de medewerker altijd zwart-op-wit vast.

Let op: Kom je deze verplichting niet na, dan kan de medewerker tot vijf jaar later alsnog een loonvordering indienen. Gebruik het overzicht Journaal - Gewerkte Uren per periode Oproepkrachten- Vastklikregeling in HR Essentials om de gemiddelde uren te berekenen.

UWV-uitkeringen goed verwerken

Loopt een UWV-uitkering via jou als werkgever? Controleer dan of de specificaties van het UWV kloppen met de loonstrook van de medewerker. Indien er verschillen zijn, laat het ons weten.
Betalingen die vanuit het UWV rechtstreeks naar de medewerker gaan, hoef je niet te verwerken.

Voorkom correcties op in- en uitdienstmeldingen in 2025

Verwerk in- en uitdiensttredingen in december 2025 in HR Essentials:

• Uitdienst in 2025: Voer de datum in vóór de laatste periode van 2025. Dit voorkomt fouten in pensioenaanleveringen en berekeningen.
• Indienst in 2025: Zorg dat ook deze in de juiste periode in 2025 wordt verwerkt. Dit voorkomt correcties in het nieuwe jaar.

Lukt het niet? Dan moet er later een correctie worden gedaan. 

Jaarwerk 2025

Je hoeft het jaarwerk niet apart aan te vragen:

• Verzamelloonstaat: Beschikbaar na de laatste verwerking van 2025.
• Jaaropgaven: Automatisch beschikbaar uiterlijk 6 februari 2026.

Waar je het jaarwerk straks precies vindt lees je hier.

Is je werkgever gestopt? 
Dan kun je de jaaropgaven zelf aanvragen door een ticket in te dienen via de Kennisbank. Kies dan voor Ticketformulier HR Essentials : Salarisverwerking | Jaarovergang | Aanvraag Jaarwerk met het verzoek om het jaarwerk alsnog te verwerken.

🎉 Opstart Nieuw jaar

Beschikking/Mededeling Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas (WHK) 2026

De Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas (WHK)-beschikking ontvang je van de Belastingdienst.
💾 Belangrijk: Bewaar dit document goed. Je kan dit nodig hebben bij de aanvraag van de Nieuwjaarsupdate.

De beschikking hoef je niet  naar ons op te sturen. 

Heb je de beschikking WHK niet ontvangen? Vraag de gegevens telefonisch op bij de Belastingdienst (0800-0543).

Nieuwjaarsupdate 2026 aanvragen

Heb je de laatste periode van 2025 verwerkt? Doe dan de aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026 via HR Essentials.

Verzamel vooraf:
✔ Gegevens over eigen pensioen- en bedrijfsregelingen (indien van toepassing)

Geef je geen wijzigingen door voor eigen regelingen, dan hanteren we de gegevens van vorig jaar.

De individuele ANW premies hoef je niet mee te sturen met de Nieuwjaarsupdate, maar bewaar je totdat je de mutaties van periode 1 via HR Essentials doorgeeft.

In deze handleiding ‘Handleiding Aanvraag Nieuwjaarsupdate’ zie je welke stappen je in HR Essentials moet doorlopen om de Nieuwjaarsupdate 2025 aan te vragen. 

Wij starten vanaf week 1 met het uitleveren van de Nieuwjaarsupdate!

Periode 1 - 2026 is pas beschikbaar nadat de Nieuwjaarsupdate is verwerkt. Dit kan een aantal werkdagen duren. Zodra de update is uitgevoerd, ontvang je van ons een e-mail.

Beheersmaatschappij/Holding met Directeur-Grootaandeelhouder

Heb je een combinatie van een Holding en werkmaatschappij(en) onder één BCS-nummer, of alleen een Holding? Let op de volgende punten:

Holding + Werkmaatschappij(en)

Betaal je premies voor één of meer werkmaatschappijen? Dan moet je de Nieuwjaarsupdate zelf aanvragen in HR Essentials. Voor de werkmaatschappij(en) kun je alle benodigde gegevens invullen.

👉 Let op: Voor de Holding zelf zijn er geen premiepercentages nodig, dus hier hoef je geen aanvullende gegevens voor in te voeren.

Alleen een Holding

Is er binnen je BCS-nummer alleen een Holding? Dan hoef je niks te doen!
Wij voeren de Nieuwjaarsupdate automatisch voor je uit vanaf week 52. Zodra dit is afgerond en periode 1 beschikbaar is, ontvang je van ons een bevestiging per e-mail.

👉 Geen e-mail ontvangen begin januari?
Vraag de Nieuwjaarsupdate dan alsnog zelf aan via HR Essentials.

📚Op de hoogte blijven

Alle informatie over de Jaarafsluiting 2025 / Opstart 2026 verzamelen wij onder de tegel 'Jaarafsluiting & Jaarovergang' op onze Kennisbank. 

Ga naar deze tegel en klik op de sectie 'Handleidingen & Checklist'. Rechts in je scherm verschijnt dan de knop 'Volgen' (Let op, deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je bent aangemeld als gebruiker).

Door de knop 'Volgen' te activeren, ontvang je een notificatie wanneer op de tegel Jaarovergang nieuwe informatie is toegevoegd. Dit kun je ook voor de andere secties doen.

Zo blijf je altijd up to date!

Vragen?
Stuur dan een ticket in via de optie 'Een aanvraag indienen' op onze Kennisbank of bel tijdens kantooruren via 088 – 123 28 28. 

Tot slot…
Begin januari ontvang je meer info over de opstart van 2026.

BCS wenst je alvast prettige feestdagen en een fijne jaarwisseling! 🎅