De bestelauto van de zaak: dit moet je als werkgever weten

Een bestelauto van de zaak is voor veel bedrijven onmisbaar. Of het nu gaat om bezorging, service of bouwprojecten – een goede werkauto helpt je medewerkers om hun werk soepel te doen. Maar zodra je een bestelauto beschikbaar stelt, krijg je ook te maken met fiscale en administratieve zaken. In dit artikel leggen we uit waar je als werkgever op moet letten.
 

Bestelauto en bijtelling: wanneer wel of niet?

Ook bij een bestelauto kan er bijtelling gelden als een medewerker de auto privé gebruikt. Maar er zijn uitzonderingen:

• Geen bijtelling als de bestelauto alleen zakelijk wordt gebruikt, inclusief woon-werkverkeer. Dit moet je wel kunnen aantonen, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie.
• Verklaring ‘geen privégebruik’: Spreek je met de medewerker af dat de auto niet privé gebruikt mag worden? Dan kan hij of zij een verklaring aanvragen bij de Belastingdienst. Bijtelling is dan niet nodig.
• Gebruik door meerdere medewerkers: Wordt de bestelauto door verschillende medewerkers gebruikt en blijft hij op de zaak staan? Dan kun je gebruikmaken van de regeling 'Doorlopend afwisselend gebruik van een bestelauto'. 

Zorg voor een goede registratie

Een duidelijke registratie voorkomt gedoe achteraf. Denk aan:

• Rittenregistraties (als dat nodig is)
• Afspraken over het gebruik van de auto (bijvoorbeeld in een gebruikersverklaring)
• Eventuele verklaringen voor de Belastingdienst

Laat medewerkers ook weten wat de regels zijn. Hoe duidelijker de afspraken, hoe makkelijker het is om alles netjes te regelen.

Wat betekent dit voor de loonadministratie?

Als er privégebruik is, moet er bijtelling worden toegepast. Dit verhoogt het belastbare loon van de medewerker, wat weer gevolgen heeft voor de loonheffing en premies.

Als je de auto invoert in BCS HR Essentials, kun je direct gebruikmaken van de RDW-check. De gegevens worden daarbij automatisch overgenomen vanuit de RDW." Zie hierbij het artikel m.b.t. het toevoegen/ vervangen/wijzigen van een auto van de zaak:

Auto van de zaak – BCS HR Essentials

Tot slot

Een bestelauto is vaak noodzakelijk, maar vergeet niet dat er ook regels bij komen kijken. Door duidelijke afspraken te maken en de administratie goed bij te houden, voorkom je verrassingen achteraf.