De bestelauto van de zaak: dit moet je als werkgever weten

Het gebruik van een bestelauto door meerdere werknemers komt in de praktijk veel voor. Vooral bij dienstverlenende bedrijven staat een bestelauto vaak de hele dag paraat — niet voor één werknemer, maar voor een team.
 

Wat is doorlopend afwisselend gebruik?

Bij doorlopend afwisselend gebruik van een bestelauto maken meerdere werknemers op onregelmatige of onvoorspelbare wijze gebruik van dezelfde auto. Geen van de werknemers kan dan worden gezien als degene die de bestelauto ‘ter beschikking gesteld krijgt’. Dit onderscheid is belangrijk voor de bijtelling voor privégebruik.

Fiscale gevolgen

In normale gevallen geldt voor een werknemer die een bestelauto ook privé mag gebruiken een bijtelling bij het loon. Deze bijtelling vervalt echter bij doorlopend afwisselend gebruik, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

• De auto wordt niet structureel aan één werknemer ter beschikking gesteld.
• De auto wordt buiten werktijd niet mee naar huis genomen.
• De auto blijft dus op het terrein van de werkgever staan na werktijd.
• De werkgever kan aantonen dat er sprake is van afwisselend gebruik (bijvoorbeeld via planningen of rittenadministratie).

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, hoeft er géén bijtelling toegepast te worden, omdat het privégebruik dan in feite niet aan één werknemer kan worden toegerekend.

Registratie en bewijslast

De Belastingdienst accepteert de regeling alleen als je als werkgever kunt aantonen dat de bestelauto daadwerkelijk doorlopend afwisselend wordt gebruikt. Denk hierbij aan:

• Een rittenregistratie, waaruit blijkt wie wanneer gereden heeft.
• Een poolregeling of rooster, dat laat zien dat de auto door meerdere personen wordt gebruikt.
• Parkeerregistraties of sleutellijsten, waarmee inzichtelijk wordt wie wanneer de auto ophaalt.

Belastingdienst

Afgelopen januari 2025 heeft de Belastingdienst het bedrag voor het doorlopend afwisselend gebruik van een bestelauto aangepast naar € 438 per jaar voor de loonaangifte. In de loonaangifte moet er periodiek worden afgerond op een heel getal. Wij maken als BCS HR Essentials gebruik van onderstaande tabel: