Wanneer werknemers met het openbaar vervoer reizen, zijn er als werkgever verschillende mogelijkheden om de reiskosten te vergoeden. De keuze hangt af van het beleid binnen de organisatie. Houd hierbij rekening met de geldende fiscale regelgeving en administratieve vereisten.

1. Werkelijke kosten vergoeden (bewijs vereist)

De werkgever mag de werkelijke kosten van het openbaar vervoer volledig onbelast vergoeden als:

• De werknemer met het OV naar het werk reist.
• De werknemer de reiskosten kan aantonen met:
  • OV-chipkaartgegevens,
  • declaraties met vervoersbewijzen, of
  • een overzicht van het NS-abonnement/factuur op naam.

Voorbeeld:
De werknemer heeft een NS-abonnement van €180 per maand voor woon-werkverkeer. De werkgever mag dit volledige bedrag onbelast vergoeden. De vergoeding is gericht vrijgesteld.

2. Forfaitaire vergoeding van €0,23 per kilometer

In plaats van de werkelijke kosten mag een werkgever ook kiezen voor een vaste kilometervergoeding van maximaal €0,23 per kilometer (2024-2025) voor de enkele afstand woon-werkverkeer.

Voorwaarden:

• De werknemer reist regelmatig (minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar) naar dezelfde werkplek.
• Afstand wordt vastgesteld via de snelste route (bijv. Google Maps).
• De wijze van vervoer (auto, fiets, OV) doet er bij deze regeling niet toe.

 Let op: Je mag niet én de OV-kosten volledig onbelast vergoeden én ook nog €0,23 per km geven. Het is of-of.

3. Abonnement op naam van werkgever (ter beschikking gesteld)

Als de werkgever een abonnement op zijn eigen naam koopt en dit ter beschikking stelt aan de werknemer:

• Dan blijft het abonnement eigendom van de werkgever.
• De werknemer mag het alleen gebruiken voor woon-werkverkeer en (eventueel) zakelijke reizen.
• Privégebruik is niet toegestaan, tenzij het van ondergeschikt belang is.
• Geen bijtelling nodig, dus volledig onbelast.

Het ter beschikking stellen van het abonnement is gericht vrijgesteld.

4. Abonnement op naam van werknemer (vergoeding)

Als de werknemer het OV-abonnement op eigen naam heeft:

• Dan mag de werkgever de kosten volledig onbelast vergoeden, mits het abonnement hoofdzakelijk (meer dan 50%) wordt gebruikt voor woon-werkverkeer.
• Dit geldt ook voor trajectkaarten of ov-fietsen als onderdeel van een abonnement.

De vergoeding is gericht vrijgesteld.

5. Combinatie met andere vervoermiddelen (bijv. leasefiets of auto)

Let op combinatieregels:

• Als een werknemer een leasefiets of auto van de zaak heeft en op dezelfde dagen met het OV reist, mag alleen een onbelaste vergoeding worden gegeven voor dat deel van de reis dat niet met de leasefiets/auto wordt afgelegd.
• Dubbele onbelaste vergoeding voor dezelfde reisdag is niet toegestaan.

6. Werkgeversverklaring OV (voor belastinginspectie)

De Belastingdienst kan vragen om een verklaring omtrent het gebruik van het OV of een onderbouwing van de vergoeding. Zorg dus dat er:

• Een reiskostenregeling is opgesteld.
• Gebruik wordt onderbouwd (bewijs van abonnement, reishistorie OV-chipkaart, etc.).

Samenvattend: wanneer is een OV-vergoeding onbelast?