De inrichting van de journaalposten voor de eindheffing van de werkkostenregeling vraagt om een specifieke instelling.
Omdat de eindheffing over een eventuele overschrijding pas in de laatste periode van het jaar wordt afgedragen aan de Belastingdienst, kan het nodig zijn om in eerdere periodes alvast een reservering te boeken.
Ons advies is om in je financiële administratie de volgende grootboekrekeningen aan te maken (de nummering kan afwijken afhankelijk van de inrichting van je administratie):
- Reservering eindheffing werkkostenregeling (bijvoorbeeld 1800)
- Kosten eindheffing werkkostenregeling (bijvoorbeeld 4012)
- Te betalen loonheffing (bijvoorbeeld 1900)
In HR Essentials kun je deze grootboekrekeningnummers als volgt opgeven:
Voor een uitgebreide toelichting op het muteren van het grootboekrekeningschema in HR Essentials verwijzen we je naar het bijgevoegde artikel.
Boeking van de journaalposten
Er zijn twee manieren waarop de overschrijding van de werkkostenregeling kan worden verwerkt.
Manier 1: Overschrijding in de laatste periode
Wanneer de overschrijding in de laatste periode van het jaar plaatsvindt, zie je dit terug in het periodieke journaal van die periode.
De bedragen zijn alleen zichtbaar op werkgeversniveau, niet per afdeling.
De verwerking van de overschrijding bestaat uit de volgende boekingen:
- 4012 - Kosten eindheffing werkkostenregeling
- 1800 - Reservering eindheffing werkkostenregeling
- 1900 - Te betalen loonheffing (negatief, te betalen aan de Belastingdienst)
- 1800 - Reservering eindheffing werkkostenregeling (negatief, om de reservering op te heffen)
Manier 2: Overschrijding in een eerdere periode
Wanneer de overschrijding in een eerdere periode plaatsvindt, zie je dit terug in het periodieke journaal van die betreffende periode.
Ook hier zijn de bedragen alleen zichtbaar op werkgeversniveau.
De verwerking bestaat dan uit:
- 4012 - Kosten eindheffing werkkostenregeling
- 1800 - Reservering eindheffing werkkostenregeling
Er zijn op dat moment nog geen daadwerkelijke kosten, omdat het uiteindelijke bedrag pas in de laatste periode wordt vastgesteld.
In de laatste periode kan eventueel een correctie op de reservering worden geboekt, als dat nodig is. Vervolgens wordt het definitieve bedrag aan te betalen eindheffing bepaald.
De boekingen zijn dan als volgt:
- 4012 - Kosten eindheffing werkkostenregeling (correctiebedrag)
- 1800 - Reservering eindheffing werkkostenregeling (correctiebedrag)
- 1900 - Te betalen loonheffing (negatief, te betalen aan de Belastingdienst)
- 1800 - Reservering eindheffing werkkostenregeling (negatief, om de reservering op te heffen)