In HR Essentials kun je grootboekrekeningnummers instellen voor gebruik in journaalposten. Deze functionaliteit vind je via het pad:
Menu > Werkgever > Grootboekrekeningschema.

1. Grootboekrekeningnummers invoeren

De eerste stap is het invoeren van de grootboekrekeningnummers in HR Essentials, zodat je deze later kunt koppelen aan componenten.

1. Navigeer naar het onderdeel ‘Rekeningnummers’.
2. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuw grootboekrekeningnummer toe te voegen.
3. Vul het veld ‘Rekeningnummer’ in met het gewenste grootboeknummer.
4. Vul in het veld ‘Omschrijving’ de naam of omschrijving van het rekeningnummer in.
5. Klik op ‘Opslaan’.
6. Herhaal deze stappen totdat alle gewenste grootboekrekeningnummers zijn toegevoegd.

2. Keuze niveau inrichting: Klant, Werkgever of Afdeling

Voordat je grootboekrekeningnummers koppelt aan looncomponenten, bepaal je op welk niveau je de inrichting wilt uitvoeren:

1. Klantniveau (algemeen)

2. Werkgeversniveau

3. Afdelingsniveau

Toelichting:

• Klantniveau (Algemeen geselecteerd)
  Gebruik deze optie als je één werkgever hebt, of meerdere werkgevers met een identiek grootboekrekeningschema.
• Werkgeversniveau (Specifieke werkgever geselecteerd)
  Geschikt als je per werkgever afwijkende instellingen nodig hebt, bijvoorbeeld vanwege cao-gerelateerde componenten. Houd er rekening mee dat je de inrichting voor elke werkgever afzonderlijk moet doen.
• Afdelingsniveau (Specifieke afdeling geselecteerd)
  Kies deze optie alleen als verschillende afdelingen binnen een werkgever verschillende grootboekrekeningen gebruiken. Let op: bij deze optie moet je alle afdelingen van alle werkgevers apart inrichten.

3. Grootboekrekeningnummers koppelen aan looncomponenten

Zorg dat het juiste niveau is geselecteerd (klant, werkgever of afdeling). In onderstaand voorbeeld gaan we uit van klantinrichting:

1. Controleer of bij ‘Naam’ het veld ‘Algemeen’ is geselecteerd.
2. Koppel per looncomponent het juiste grootboekrekeningnummer.
3. Klik op ‘Opslaan’ zodra alle koppelingen zijn gemaakt.

4. Grootboekrekeningnummers koppelen aan overige componenten

De werkwijze is gelijk aan stap 3. Controleer opnieuw het juiste niveau (klant/werkgever/afdeling):

1. Zorg dat het veld ‘Algemeen’ is geselecteerd.
2. Koppel het juiste grootboekrekeningnummer aan elke component.
3. Sla de gegevens op.

5. Koppeling van grootboekrekeningnummers aan WN-verzekeringen

De werkwijze is gelijk aan stap 3. Controleer opnieuw het juiste niveau (klant/werkgever/afdeling):

1. Selecteer opnieuw het juiste niveau (in dit voorbeeld: klantinrichting).
2. Onder ‘Naam’ moet het veld ‘Algemeen’ zijn geselecteerd.
3. Koppel per verzekering het juiste grootboekrekeningnummer.
4. Sla de gegevens op.

6. Koppeling van premies aan grootboekrekeningnummers

Premies kunnen per werkgever verschillen, afhankelijk van de branche. Selecteer daarom eerst de desbetreffende werkgever:

1. Selecteer de naam van de werkgever.
2. Open het tabblad ‘Premies’.
3. Koppel per premie het juiste grootboekrekeningnummer.
4. Sla de gegevens op.

Let op: De WGA-werknemerspremie wordt vaak deels (50%) verhaald. De volledige premie WHK wordt ingevoerd onder het tabblad ‘WN-verzekeringen’. Om de kosten op de WHK-premie te beperken, kun je de WGA-werknemerspremie tegenboeken op een kostenrekening.

7. Inrichtingscontrole via ‘Overzicht’

Onder het tabblad ‘Overzicht’ kun je de volledige inrichting bekijken. Hier controleer je:

• Of alle componenten zijn gekoppeld
• Op welk niveau (klant, werkgever, afdeling) de inrichting is gedaan

Voor controle van je inrichting kun je het journaal – cumulatief raadplegen. Dit document is beschikbaar onder het onderdeel 'Verwerkingsdocumenten' .

8. Digitaal journaal ontvangen

Wil je een digitaal journaal ontvangen? Stuur dan een ticket in met de volgende gegevens:

• In welk formaat je het journaal wilt ontvangen
• De naam van je boekhoudsysteem