De onbelaste kilometervergoeding is officieel verhoogd naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Je kunt ervoor kiezen om deze wijziging:

• Vanaf de eerstvolgende salarisperiode toe te passen; of
• Met terugwerkende kracht vanaf januari te verwerken.

Aanpassing reiskosten woon-werkverkeer

We gaan ervan uit dat de woon-werkvergoeding als vast looncomponent is ingericht. Er zijn twee manieren om de vaste woon-werkvergoeding te herberekenen.

Methode 1 – Uitgebreide controle

1. Controleer de reisafstand
   Controleer of de jaarlijkse reisafstand nog correct is, bijvoorbeeld via de routeplanner van de ANWB.
   •    Berekening woon-werkvergoeding op basis van de 214-dagenregeling
   Aantal kilometers enkele reis × 2 × 214 × € 0,25/ 12 of 13 periodes x aantal reisdagen ÷ 5 dagen.
   Let op! Deze berekening mag je alleen gebruiken als werknemers voldoen aan de 128 dagen criteria.
   •    Berekening woon-werkvergoeding op basis van een dagvergoeding
   Aantal kilometers enkele reis × 2 × € 0,25
2. Pas de vaste looncomponenten aan
   Ga in HR Essentials naar de procestaak Vaste looncomponenten.
   Selecteer de werknemer en voeg via Nieuw een nieuw looncomponent toe. Zorg ervoor dat je de juiste looncomponent selecteert. Nadat het nieuwe bedrag is ingevoerd, wordt het oude looncomponent automatisch beëindigd.
   • Correctie vanaf januari
     Wil je corrigeren vanaf januari? Kies dan voor ingangsdatum 01-01-2026
     Wil je de correctie op één salarisstrook verwerken? Volg dan stap 3 – Correctie verwerken in de eerstvolgende periode.
   • Geen correctie vanaf januari
     Wil je geen correctie vanaf januari toepassen? Kies dan als ingangsdatum de huidige periode.
3. Correctie verwerken in de eerstvolgende periode
   Wil je de correctie vanaf januari in één keer meenemen in de eerstvolgende salarisperiode? Bereken dan het verschil dat moet worden nabetaald.
   Je kunt dit vervolgens verwerken via Variabele mutaties, met hetzelfde looncomponent als bij de vaste looncomponenten

Methode 2 – Verhoging op basis van percentage

1. Verhoog het bestaande bedrag
   Je kunt het huidige vaste bedrag verhogen met factor 1,08696.
2. Pas de vaste looncomponenten aan
   Ga in HR Essentials naar de procestaak Vaste looncomponenten.
   Selecteer de werknemer en voeg via Nieuw een nieuw looncomponent toe. Zorg ervoor dat je de juiste looncomponent selecteert. Nadat het nieuwe bedrag is ingevoerd, wordt het oude looncomponent automatisch beëindigd.
   • Correctie vanaf januari
     Wil je corrigeren vanaf januari? Kies dan voor ingangsdatum 01-01-2026
     Wil je de correctie op één salarisstrook verwerken? Volg dan stap 3 – Correctie verwerken in de eerstvolgende periode.
   • Geen correctie vanaf januari
     Wil je geen correctie vanaf januari toepassen? Kies dan als ingangsdatum de huidige periode.
3. Correctie verwerken in de eerstvolgende periode
   Wil je de correctie vanaf januari in één keer meenemen in de eerstvolgende salarisperiode? Bereken dan het verschil dat moet worden nabetaald.
   Je kunt dit vervolgens verwerken via Variabele mutaties, met hetzelfde looncomponent als bij de vaste looncomponenten.
   Raadpleeg de documentatie van de procestaak Vaste looncomponenten voor een uitgebreide toelichting.

Aanpassing onbelaste kilometervergoeding

Dit looncomponent kan op verschillende manieren worden gebruikt. Het betreft hier de zakelijke kilometervergoeding, die vaak via variabele mutaties wordt verwerkt.
Je kunt:

• Het looncomponent Aantal km gebruiken, waarbij de vergoeding automatisch wordt berekend; of
• Het looncomponent Km-vergoeding onbelast, waarbij je zelf het bedrag invoert.

Daarnaast kan sprake zijn van een hogere kilometervergoeding dan fiscaal onbelast is toegestaan.
Bijvoorbeeld: bij een vergoeding van € 0,40 per kilometer werd in de oude situatie € 0,23 onbelast vergoed en € 0,17 belast.

Hierbij is het volgende belangrijk:

• Vanaf 1 juni wordt de uitsplitsing automatisch aangepast volgens de fiscale regelgeving:
  € 0,25 onbelast en € 0,15 belast. Tot die datum gelden nog de oude regels.
• Vanaf 1 juli wordt het mogelijk om halverwege het jaar een ander kilometerbedrag in te stellen.
• Vanaf 1 juli wordt de standaardvergoeding per betaalde kilometer aangepast naar € 0,25 per kilometer.

Maak je gebruik van deze regeling? Stem dan via een ticket met ons af welke situatie van toepassing is. Geef daarbij onderstaande punten aan:

• Wil je de vergoeding met terugwerkende kracht vanaf januari corrigeren?
• Maak je gebruik van een hogere kilometervergoeding dan fiscaal onbelast is toegestaan?
• Wil je deze hogere vergoeding ook met terugwerkende kracht corrigeren?
• Wil je géén wijziging doorvoeren en dit jaar € 0,23 per kilometer blijven hanteren?

Zodra bovenstaande duidelijk is, kunnen wij de instellingen aanpassen en eventuele correcties verwerken.

Verwerk je vóór 1 juli zakelijke kilometers voor werknemers? Voeg dan een overige opmerking toe in HR Essentials met het gewenste bedrag per gereden kilometer.