Het kan voorkomen dat je als (nieuwe) werkgever onder de verplichtstelling van een pensioenfonds valt, of dat door een wijziging in de bedrijfsactiviteiten een pensioenregeling verplicht wordt. Indien aansluiting bij een pensioenfonds noodzakelijk is, zijn de volgende stappen van belang:

1. Aanvraag bij het pensioenfonds

Elk pensioenfonds hanteert eigen voorwaarden en een specifieke aanvraagprocedure. Bij sommige fondsen verloopt dit digitaal, terwijl andere werken met papieren formulieren. Wij adviseren je om contact op te nemen met het betreffende pensioenfonds om te achterhalen welke stappen je moet nemen.

2. Aanvullen van gegevens

Na je aanvraag ontvang je doorgaans inloggegevens voor een werkgeversportaal van het pensioenfonds. Je wordt vervolgens verzocht dit portaal aan te vullen met de benodigde bedrijfs- en werknemersgegevens.

3. Aanleveren van premiegegevens aan BCS

Om de pensioenpremies correct te kunnen berekenen, hebben wij van jou de volgende gegevens nodig:

• Premiepercentages
• Franchise
• Maximum premieloon
• Grondslag waarover de premie wordt berekend

Stuur deze informatie zo spoedig mogelijk naar ons door. Wij zorgen er dan voor dat deze gegevens correct worden verwerkt in het salarispakket, zodat bij de medewerkers de juiste premies worden ingehouden.

4. Machtiging voor pensioenaangiftes (UPA)

Voor veel pensioenfondsen moeten digitale loonaangiftes (UPA-berichten) worden verstuurd. BCS kan deze berichten namens jou aanleveren, mits wij hiervoor gemachtigd zijn. In veel gevallen kun je deze machtiging zelf instellen via het portaal van het pensioenfonds. Lukt dit niet, neem dan contact op met het pensioenfonds. Zodra de machtiging is geregeld, verzoeken wij je dit aan ons door te geven, zodat wij de aanlevering kunnen activeren.

5. Controle van de pensioennota

De premies worden door BCS berekend op basis van de door jou aangeleverde gegevens. In HR Essentials kun je rapportages raadplegen waarmee je de berekende premies kunt vergelijken met de nota’s van het pensioenfonds. Bij afwijkingen horen wij dit graag, zodat we samen kunnen nagaan waar de verschillen vandaan komen en deze kunnen corrigeren.