Procestaak - Salaris/arbeidsduur

Met procestaak ‘Salaris/arbeidsduur’ kun je eenvoudig een aantal gegevens wijzigen van het salaris van een medewerker. Denk aan salaris, uurloon en parttime percentage.

Kies de procestaak ‘Salaris/arbeidsduur’ en selecteer een dienstverband. Daarop volgt de vraag met ingang van welke periode de wijziging dient in te gaan. De laatste keuze die je maakt is de soort wijziging.

Als alle keuzes zijn gemaakt, wijzig je het component. Na op 'Voltooien' geklikt te hebben, kom je terug in het beginscherm. Nu kun je nog een gegeven wijzigen bij dit dienstverband of een ander dienstverband kiezen om te wijzigen.

 

Procestaak - Vaste looncomponenten

Via deze procestaak worden de vaste looncomponenten gewijzigd. Je kunt hier een looncomponent toevoegen of beëindigen.

Kies eerst een dienstverband en daarna worden de aanwezige vaste looncomponenten getoond. Via de opties ‘Nieuw’ of ‘Beëindigen’ wijzig je het looncomponent.

Let op! Als je het bedrag van een inhouding/vergoeding wilt wijzigen, beëindig dan eerst de bestaande inhouding/vergoeding en voeg dan een nieuwe toe.

 

Procestaak – Preview

We hebben aan de procestaken de taak ‘Preview’ gevoegd. Er verschijnt een filtermenu met onder andere de mogelijkheid om voor iedereen een preview op te vragen of een selectie. Daarnaast kun je kiezen om wel of geen terugwerkende kracht berekening te laten zien. Let hierbij wel op dat je bij de preview de terugwerkende kracht berekening kunt uitschakelen. Maar daarmee zet je in de daadwerkelijke periodieke salarisverwerking de terugwerkende kracht berekening niet uit. Daarom het advies om de TWK-opties op ‘Inclusief automatische TWK-previews’ aan te laten staan.

Procestaak – Verwerkingsbestanden

Bij procestaak 'Verwerkingsbestanden' staan alle documenten die door HR Essentials zijn gemaakt op basis van de periodieke salarisverwerking.
Denk hierbij aan de Loonaangifte, het Journaal en het SEPA-bestand.

De keuze ‘Verwerkingsbestanden’ opent het scherm met de bestanden van de laatst verwerkte periode.

Klik op het pijltje rechts bovenaan het scherm (zie bovenstaande afbeelding) en de filteropties vouwen uit. Hier kun je filteren op periode, werkgever en soort document.

In het filter bij werkgever en soort document is een extra optie aanwezig om de gekozen werkgevers en/of documenten ‘vast’ te zetten. De volgende keer dat je het scherm verwerkingsbestanden opent, krijg je de vastgezette documenten/werkgevers te zien van de laatst verwerkte periode.

Procestaak – Loonstroken

Hiermee bekijk je de Loonstroken. Standaard worden de loonstroken van de laatst verwerkte periode getoond. Door het filter aan te passen en daarna op ‘Zoeken’ te klikken kun je een of meerdere perioden kiezen.

Om een loonstrook op te roepen zet je een vinkje in het veld aan het begin van de regel. Kies daarna ‘Selectie downloaden’. In de afbeelding hieronder staan roodomrand de verschillende velden aangegeven.

Procestaak – E-mail versturen

HR Essentials werkt voor de loonstroken met een publicatiedatum. Dat wil zeggen dat de werknemer een loonstrook in het werknemersportaal pas kan bekijken vanaf de publicatiedatum. Met de procestaak ‘E-mail versturen’ kun je de werknemers een e-mail sturen dat de loonstrook van een periode klaar staat ter inzage vanaf de publicatiedatum. 

Als je gekozen hebt voor de procestaak ‘E-mail versturen’ dan opent zich een overzicht met alle werknemers. Standaard zijn alle werknemers al geselecteerd. Door het vinkje vooraan in de regel weg te halen zorg je ervoor dat die werknemer geen e-mail krijgt. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is op ‘E-mail versturen’ te klikken en de werknemers ontvangen de e-mail met daarin gemeld vanaf wanneer de loonstrook beschikbaar is. Er is ook nog een optie om een andere periode te kiezen waarvoor je een e-mail wil versturen. 

Hieronder staat een voorbeeld van de e-mail met de tekst zoals die verstuurd wordt. Deze tekst is niet te wijzigen. De andere afbeelding laat het overzichtsscherm zien met roodomrand de velden.

Procestaak Nieuwe Werknemer

Met de procestaak ‘Nieuwe werknemer’ meld je nieuwe werknemers in dienst. In deze versie is een stap aan de wizard toegevoegd. Nadat je in de wizard de persoonsgegevens en salarisgegevens hebt ingevuld komt er nu een extra stap om de autorisatie van de werknemer in te stellen. Dit scheelt extra handelingen. Je hoeft hiervoor niet meer naar het onderdeel Persoonsautorisatie in het menu.

Procestaak Overige opmerkingen

In het overzicht waren de werknemers uit dienst zichtbaar en om de opmerkingen te kunnen lezen moest je op de regel klikken. Dit is aangepast nu zijn alleen nog actieve werknemers zichtbaar en zijn de opmerkingen ook direct zichtbaar.

 

Speciale actie – Loonheffingskorting wijzigen

Zoals de naam al aangeeft, kun je door deze speciale actie de loonheffingskorting wijzigen. De werking is eenvoudig. Nadat je hebt gekozen voor ‘Loonheffingskorting wijzigen’ selecteer je het dienstverband waarvan je de korting wilt wijzigen. Volg de wizard en de korting is gewijzigd, daar waar nodig met terugwerkende kracht.

 

Speciale actie - Adres wijzigen

Via de speciale actie 'Adres Wijzigen' wijzig je het adres van een werknemer. De wizard is zo gemaakt dat na het wijzigen van het woonadres het scherm met de vaste looncomponenten wordt getoond. Hierin kun je, indien nodig, de reiskostenvergoeding aanpassen.

Mocht een medewerker een auto van de zaak hebben dan wordt het scherm met vaste looncomponenten niet getoond.  

Aanpassing van het menu

Om HR Essentials overzichtelijker en gebruikersvriendelijker te maken hebben we de menustructuur aangepast. Links bovenin zijn twee knoppen ‘Proces’ en ‘Menu’ toegevoegd. Als je voor ‘Menu’ kiest dan krijg je alle menu-opties te zien. Ons advies is om te kiezen voor ‘Proces’. Met ‘Proces’ krijg je alle stappen te zien die tijdens een salarisverwerking voor kunnen komen. Je hoeft niet te zoeken waar iets staat. Kies gewoon voor een processtap of speciale actie en volg de wizard.

 

Dienstverbanden - alleen actieve werknemers

De lijst bij ‘Dienstverbanden’ toont nu als standaardinstelling alleen de actieve dienstverbanden. Wil je ook de niet-actieve dienstverbanden zien dan kies je bovenaan in het veld waar ‘In dienst’ staat voor een van de andere opties (zie afbeelding).

 

Verwerkingsinfo aangepast

De icoontjes bij de verwerkingsinfo bovenaan in het scherm zijn vervangen door de beschrijving van de informatie. De uiterste verwerkingsdatum wordt alleen getoond wanneer dit van toepassing is.