Bericht bestemd voor werkgevers aangesloten bij Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT)
Eindelijk is het zover. Vanaf deze maand is UPA (Uniforme pensioenaanlevering) de nieuwe manier om salaris en pensioengegevens aan te leveren bij PMT!
Dit betekent dat alles wat je voorheen op het portaal doorgaf nu automatisch wordt aangeleverd. Dus geen handmatige handelingen meer voor:
Medewerkers in / uit dienst
Wijziging in parttime percentage
Salaris en pensioengegevens (begin kalenderjaar of bij in dienst)
(Onbetaald) Verlof
Generatiepact
Etc.
Maar let op: Aanlevering via UPA klinkt mooi, maar is ook zeer foutgevoelig. Alles moet kloppen, anders volgt direct een foutmelding. En fouten moeten dan weer worden gecorrigeerd via een nieuwe UPA. In de meeste gevallen kan dit alleen door een TWK-berekening. We ondersteunen je waar we kunnen om de foutkans zo klein mogelijk te maken. Lees onderstaande daarom goed door, zodat je goed van start gaat. Deze zaken komen in dit bericht aan bod:
- Heb je de gegevens van jouw werkgever al doorgegeven in PMT online?
- Laatste controle van alle instellingen in HR Essentials
- Laatste check op de deelnemers in het portaal
- Wanneer wordt de UPA daadwerkelijk aangeleverd?
- Waar moet ik op letten bij het muteren in HR Essentials?
Heb je de gegevens van jouw werkgever al doorgegeven in PMT Online?
Als het goed is, heb je de gegevens eerder al ingevoerd in PMT Online. Mocht je dit nog niet hebben gedaan, verzoeken wij je vriendelijk dit alsnog te doen.
Log in op PMT Online en ga naar "Mijn acties":
- Geef het salarispakket van BCS door. In dit geval kun je kiezen voor ‘BCS - Delta’.
- Geef je administrateur door.
- Geef door wie in jouw organisatie de UPA-contactpersoon is.
Als je het salarispakket nog niet hebt doorgegeven in PMT Online, is de UPA-aanlevering voor jouw werkgever nog niet geactiveerd.
Laatste controle van alle instellingen in HR Essentials
In eerdere serviceberichten las je dat we de instellingen voor de UPA in de Nieuwjaarsupdate automatisch zouden goed zetten. Tenminste, voor zover wij over de juiste informatie beschikten. Belangrijk dus om dit nog even goed te controleren. Heb je de Nieuwjaarsupdate tot je beschikking, voer dan deze controles uit:
- Ga naar Menu [Werkgever | Onderhoud], dubbel klik op de juiste werkgever en open het tabblad Aangifte.
Is het vel ‘Aansluitnummer pensioenfonds’ gevuld en correct?
Staat het veld (U)PA Meldingen op ‘Uniforme Pensioen Aangiftes o.b.v. geselecteerde instellingen’ als onderstaand?
Is het antwoord op een of beide vragen NEE, stuur dan een ticket in.
- Ga naar Menu [Werkgever | Onderhoud], selecteer aan de linkerkant ‘Sociale lasten’.
In de UPA naar PMT moeten maximaal 3 premies worden aangeleverd, namelijk:
Pensioen (verplicht voor alle werkgevers)
ANW (alleen indien van toepassing, vrijwillig per medewerker)
Excedent Laag of Hoog (alleen indien van toepassing, vrijwillig per werkgever)
De premie voor Excedent Laag of Hoog is in veel gevallen niet relevant. Deze premie is niet verplicht en hoeft daarom niet aangeleverd te worden. Indien deze premie echter wel van toepassing is voor jouw werkgever, zal deze ook hier vermeld staan.
Controleer in dit scherm:
Staat bij de genoemde premies de rekenregel op ‘Kleinmetaal – PMT’?
Heb je geen excedentregeling afgesloten, dan mag de Excedent niet in de lijst voorkomen. Klopt dat?
Heb je wel de excedentregeling afgesloten, is de juiste variant (Laag of Hoog) ingesteld?
Is het antwoord op een of meerdere vragen NEE, stuur dan een ticket in.
NB.
De ANW-premie is bij alle werkgevers ingesteld, maar wordt alleen aangeleverd als deze ook daadwerkelijk bij een of meerdere medewerkers van toepassing is.
- Dubbelklik in dit scherm nu op de regel Pensioen.
Zie je rechtsboven bij ‘Regeling’ onderstaand kenmerk, dan is je instelling juist. Zo niet, stuur een ticket in dan passen we het alsnog aan.
- Controleer in procestaak Signaleringen of er een paarse signalering is met een UPA kenmerk
Wanneer een of meerdere punten zoals hierboven beschreven niet correct zijn, ontvang je hiervan een signalering.
Open de procestaak "Signaleringen". Als er een signalering wordt weergegeven zoals in het onderstaande scherm, betekent dit dat de UPA-aanlevering in HR Essentials niet is ingesteld. Als deze signalering niet zichtbaar is, zijn de UPA-instellingen voor deze werkgever in HR Essentials correct.
Laatste check op de deelnemers in het portaal
We hebben het al meerdere keren genoemd en ook PMT heeft alle werkgevers hierover bericht. Het deelnemersbestand op het portaal moet exact overeenkomen met de deelnemers die je vanuit HR Essentials gaat aanleveren via de UPA. En dit geldt niet alleen voor het wel of niet in dienst zijn, maar ook de in- en uit dienst datums moeten precies overeenkomen. Dus heeft iemand op het portaal een indienst datum van bijvoorbeeld 1-6-2023, maar staat in HR Essentials (om welke reden ook) een andere indienst datum, dan volgt een foutmelding. Als het gaat om een afwijkende indienstdatum kun je deze foutmelding voorkomen. Stuur een ticket in en geef aan voor welke werknemer(s) de indienstdatum anders is.
Wanneer wordt de UPA daadwerkelijk aangeleverd?
Het aanleveren van de UPA gebeurt helemaal automatisch*. Daar hoef je zelf geen extra handeling voor te doen.
Op het moment dat je het journaal aanvraagt, zullen wij automatisch een UPA bestand naar PMT sturen. Op je klantportaal vind je periodiek een overzicht met de aangeleverde premies. Mocht er een fout zitten in een UPA-bestand, dan ontvangt BCS daarvan de terugkoppeling. Ook kun je zelf op het portaal zien of er foutmeldingen zijn.
Waar moet ik op letten bij het muteren in HR Essentials?
Alle voorkomende (bijzondere) situaties moeten voortaan via de UPA worden aangeleverd. PMT heeft deze bijzondere situaties al beschreven in dit document. In veel gevallen is dit in HR Essentials automatisch ingeregeld en hoef je geen extra aanpassingen te doen. Tenminste, als je muteert zoals zou moeten.
Controleer of de nota’s van het pensioenfonds overeen komen met de verwerkingsbestanden
Om er zeker van te zijn dat de gegevens correct berekend en aangeleverd, adviseren wij om de nota’s van het pensioenfonds te vergelijken met het overzicht ‘Pensioen aanleveroverzicht’ en het overzicht ‘Journaal – Periode’. Beide documenten kun je downloaden onder [Salarisdocumenten – Verwerkingsbestanden].
De volgende punten kun je controleren:
Zijn alle werknemers die in dienst zijn, vermeld op de pensioennota?
Komen de werknemers en premiebedragen overeen met de pensioennota?